مجله رسمیو

بیمه کارکنان در شرکت‌های تازه‌ تأسیس

فهرست مطالب

در این مقاله سعی داریم نحوه تشکیل پرونده بیمه تأمین اجتماعی برای شرکت‌های تازه‌تأسیس را توضیح دهیم. زمانی که یک شرکت تأسیس می‌شود، برای اینکه بتواند بیمه کارکنان خود راتامین کند، باید اقدام به تشکیل پرونده کند. برای این کار، ابتدا باید کارفرما کد کارگاهی را دریافت کرده و سپس لیست بیمه کارکنان را رد نماید. با ما همراه باشید تا مراحل مختلف تشکیل پرونده بیمه برای این شرکت‌ها را مرور کنیم.

مراحل تشکیل پرونده بیمه شرکت تازه‌تأسیس به چه صورت است؟

یکی از مهم‌ترین اقدامات پس از تشکیل یک شرکت، انجام امور مرتبط با بیمه کارکنان است. این بسیار مهم و ضروری خواهد بود که کارفرمایان از قوانین و مقررات مرتبط با امور بیمه‌ای آگاه باشند. شرکت‌هایی که به‌تازگی تأسیس شده‌اند باید تمام قوانین بیمه‌ای را به‌درستی رعایت کنند تا در آینده درگیر مشکلات متعدد نشوند. در صورت عدم رعایت قوانین بیمه‌ای، چشم‌انداز شرکت تحت‌الشعاع قرار خواهد گرفت. 

هر شرکت پس از ثبت‌نام خود در اداره ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی، باید در عرض ۱۵ روز برای انجام امور بیمه‌ای اقدام کند. مراحلی که شرکت‌های تازه‌تأسیس برای تشکیل پرونده بیمه تأمین اجتماعی پشت سر می‌گذارند، در زیر آمده است:

  1. ابتدا کارفرما نزدیک‌ترین شعبه بیمه تأمین اجتماعی را انتخاب می‌کند.
  2. سپس به واحد بازرسی شعبه مراجعه می‌کند.
  3. فرم تشکیل پرونده مطالباتی کد کارگاهی را دریافت کرده و آن را تکمیل می‌کند.
  4. کارفرما با تکمیل این فرم، کد کارگاهی دریافت می‌کند و با معرفی کارکنان خود، لیست بیمه آنها را برای سازمان بیمه تأمین اجتماعی ارسال خواهد کرد.

مدارک لازم برای دریافت کد کارگاهی 

پس از اینکه در رابطه ‎با نحوه تشکیل پرونده بیمه تأمین اجتماعی توضیح دادیم، نوبت به مدارک لازم می‎رسد. هر کارفرما باید پیش از تکمیل فرم تشکیل پرونده مطالباتی کد کارگاهی، مدارکی را تهیه نماید. بسته به این که کارفرما شخص حقیقی باشد یا حقوقی، این مدارک متفاوت خواهد بود. ما مدارک مرتبط با هر نوع شخصیت را در ادامه آورده‌ایم.

اشخاص حقوقی

اشخاصی هستند که طبق قوانین سازمان بیمه تأمین اجتماعی و اداره ثبت شرکت‌ها ایجاد شده باشند. اشخاص حقوقی باید مدارک زیر را جهت دریافت کد کارگاهی ارائه دهند:

نامه مبتنی بر اعلام تأسیس شرکت

  • روزنامه رسمی کشور که آگهی تأسیس شرکت در آن درج شده است.
  • اساسنامه شرکت تازه‌تأسیس
  • تصویر سند مالکیت شرکت یا تصویر سند اجاره محل شرکت تازه‌تأسیس
  • پروانه بهره‌برداری یا تأسیس 
  • تصویب‌نامه قانونی در رابطه‌ با تشکیل شرکت
  • سایر مدارکی که به شروع فعالیت و تأسیس شرکت مربوط می‌شود و ضرورت دارد (مثل اظهارنامه ثبت و موافقت اصولی)

پس از اینکه کارفرما مدارک خود را جهت دریافت کد کارگاهی ارائه کند، سازمان بیمه تأمین اجتماعی بازرس خود را برای بازدید و بررسی اعزام خواهد کرد. در صورت تأیید شرکت توسط سازمان، کد کارگاهی به واحد درآمد شعبه ذی‎ربط اعلام می‌شود. پس از آن کارفرما باید هر ماه لیست بیمه کارکنان خود را طبق آخرین حقوق و مزایای مشمول کسر حق بیمه تنظیم کرده و برای شعبه مربوطه ارسال کند.

پس از ارسال اولین لیست، در دفعات بعدی نیاز است که کارکنان یک شماره بیمه اختصاصی داشته باشند. برای این کارفرما هنگام ارسال اولین لیست بیمه، اصل و کپی شناسنامه تمام کارکنان خود را به واحد نام‌نویسی شعبه مربوطه تحویل دهد. 

اشخاص حقیقی

طبق قوانینی که در مورد شرکت‌های تازه‌تأسیس در سازمان بیمه تأمین اجتماعی آمده است، اشخاص حقیقی به دو صورت قابل تشخیص هستند و نحوه تشکیل پرونده بیمه تأمین اجتماعی برای آنها کمی متفاوت است.

  1. کارفرمایان دارای اجازه کار که پروانه تأسیس یا بهره‌برداری به نامه آنها صادر شده است.
  2. کارفرمایان فاقد اجازه کار که مدارک زیر را داشته باشند:
  • سند اجاره رسمی شرکت
  • سند مالکیت شرکت اعم از رسمی، دعاوی و صلح حقوق
  • حکم مراجع قضایی مبنی بر مالکیت یا اجاره شرکت
  • اجاره‌نامه عادی (در صورت ارائه در زمان فعالیت شرکت و تأیید بازرس شعبه)
  • شراکت‌نامه‌های محضری و عادی
  • وکالت‌نامه بلاعزل
  • گزارش بازرسی

تأییدیه اتحادیه‌ها یا مجامع صنفی مربوطه در رابطه‌ با اشخاص حقیقی نیز، رویه اداری مانند اشخاص حقوقی است و پس از بررسی و تأیید شرکت توسط بازرسان شعبه بیمه، کد کارگاهی اعلام گردیده و لیست بیمه کارکنان ارسال می‌شود.

نکات مهم در مورد نحوه تشکیل پرونده بیمه تأمین اجتماعی

  • فارغ از اینکه قرارداد کارکنان از چه نوعی باشد، کارفرما باید در موعد مقرر لیست بیمه کارکنان را برای سازمان بیمه تأمین اجتماعی ارسال کند. کارفرمایان حداکثر تا آخرین روز ماه بعدی مهلت دارند، در این‌رابطه اقدام کنند.
  • شاید این سؤال برایتان پیش بیاید که چقدر طول می‌کشد تا کد کارگاهی شرکت تازه‌تأسیس توسط بیمه اعلام شود. پس از مراحل بازرسی از شرکت انجام شد، طی ۳۰ روز کد کارگاهی به آدرس شرکت ارسال خواهد شد.
  • داشتن شماره بیمه برای کارکنان شرکت ضروری است چراکه برای بهره‌مندی از مزایا و تسهیلات بیمه به آن نیاز دارند. همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، کارفرما باید اصل و کپی شناسنامه کارکنان را به شعبه بیمه مربوطه ارسال کرده و شماره بیمه کارکنان خود را دریافت کند.

بیمه نکردن کارکنان چه عواقبی را برای کارفرما به دنبال دارد؟

موضوع دیگر دررابطه با نحوه تشکیل پرونده بیمه تأمین اجتماعی، بیمه نکردن کارگران است. در برخی موارد، کارفرمایان به دلایل مختلف از بیمه کردن کارکنان خود امتناع می‌کنند. در واقع با ارسال لیست بیمه، رابطه کارفرما و کارگر کاملاً محرز شده و کارفرما در قبال پرداخت کامل حقوق و مزایای کارکنان خود مسئول خواهد بود. از این‌رو بسیاری از کارفرمایان بیمه کارکنان را هزینه‌ای اضافی برای خود می‌دانند و به ‌این‌ترتیب بسیاری از کارکنان بدون بیمه‌شدن در حال فعالیت هستند.

 اکنون سؤالی که مطرح می‌شود این است که آیا این کار یک تخلف از سوی کارفرما خواهد بود؟ در این صورت چه مجازات و عواقبی در انتظار کارفرما خواهد بود؟ جواب این است که بر اساس ماده ۱۴۸ قانون کار، تمام کارفرمایان موظف هستند کارکنان خود را بیمه کنند و در غیر این صورت مشمول جریمه خواهند شد.

چنانچه کارگری با رضایت خود قراردادی را با کارفرما امضا کند که طی آن حق بیمه کارگر پرداخت نشود، آن قرارداد باطل است و در صورت شکایت کارگر، کارفرما جریمه خواهد شد. کارگرانی که مشمول قانون کار هستند و در رابطه‌با بیمه آنها اقدامی توسط کارفرما صورت نگرفته، می‌توانند از طریق شماره ۱۴۲۰ تخلف کارفرما را گزارش دهند.

کارفرمایانی که بر خلاف ماده ۱۴۸ قانون کار، از بیمه نمودن کارگر امتناع کرده‌اند، پس از پرداخت حقوق کارگر باید جریمه نقدی معادل دو تا ده برابر حق بیمه را پرداخت کنند.

جمع‌بندی

در این مقاله تلاش کردیم جزئیات مرتبط با تشکیل پرونده بیمه تأمین اجتماعی برای شرکت‎های تازه ‎تاسیس را بررسی کنیم. یکی از مهم‌ترین اقدامات پس از تأسیس یک شرکت، ارسال لیست بیمه کارکنان است. این کار در جهت افزایش رفاه و امنیت کارکنان انجام می‌شود و هر کارفرما موظف است آن را به‌درستی و در زمان مناسب انجام دهد. لطفاً چنانچه دررابطه‌با نحوه تشکیل پرونده بیمه تأمین اجتماعی نظر و تجربه‌ای دارید با ما در میان بگذارید.

Newsletter-pana

با ثبت ایمیل خود درخبرنامه رسمیو ثبت‌نام کنید و به صورت هفتگی آموزش‌های مربوط به بازاریابی و کسب‌وکار را دریافت کنید.